Протокол совещания: как его правильно составлять

Протокол совещания сторон — часто встречающийся документ в работе многих компаний. Он выглядит достаточно эффективным инструментом фиксации и контроля договоренностей сторон, закрепленных целей, задач, сроков и других важных моментов. Однако одно дело, когда протоколы совещаний составляются внутри фирмы и в них фиксируются отдельные поручения и сроки исполнения для сотрудников, другое — когда протоколы подписываются между организациями.

О юридических рисках, сопряженных с подготовкой подобных документов, рассказал Артем Володяев, директор Департамента претензионно-исковой работы «ОТЭКО». Протоколы совещаний могут нести в себе юридические риски, на которые мало кто обращает внимание в момент их составления и подписания. Порой желание максимально подробно зафиксировать обсуждаемые или достигнутые договоренности может получить продолжение и негативно повлиять при возникновении спора между сторонами. Какие правовые последствия, сопряженные с подписанием протоколов совещаний, наиболее распространены? Во-первых, протокол совещания можно признавать сделкой (договором), то есть соглашением сторон, устанавливающим, изменяющим или прекращающим гражданские права и обязанности. Во-вторых, протокол совещания можно использовать как письменное доказательство, чтобы подтвердить факты в суде и повлиять на результат рассмотрения дела. В-третьих, в отдельных случаях составленный на преддоговорном этапе протокол совещания можно использовать для толкования условий договора. При составлении и подписании протокола целесообразно оценить вероятность истолкования протокола как сделки, совершенной в письменной форме. Вероятность повышается, когда гипотетически достигнутое соглашение охватывает существенные условия договора, заключение которого могли иметь стороны переговоров. Требования к договору и письменной форме сделки вытекают из совокупного толкования п. 1 ст. 431 и п. 1 ст. 160 ГК. Важно учитывать, что договор в письменной форме можно заключить путем составления одного документа, подписанного сторонами (п. 2 ст. 434 ГК). Если толковать закон буквально, сделка будет считаться заключенной, если протокол совещания подписали уполномоченные на то стороны. В такой документ, например, можно включить следующие условия: Все существенные условия можно не предусматривать в одном протоколе совещания, и тогда его нельзя считать сделкой. Однако, когда, например, стороны подписали за месяц несколько протоколов совещаний, в которых есть все существенные условия, с высокой вероятностью эти соглашения трактуют как единую сделку. Считать ли протокол совещания сделкой — вопрос на самом деле неоднозначный, а позиции судов варьируются. Протокол совещания может содержать сведения об обстоятельствах, имеющих существенное значение для дела, рассматриваемого в суде. Поэтому протоколы совещания нередко признаются судами в качестве письменных доказательств (п. 1 ст. 75 АПК). Так, одни суды признают, что подписание протоколов совещания: Другие, напротив, указывают, что протокол совещания: В другой судебной практике суды признавали, что в протоколах совещаний содержалась информация: Любое из указанных обстоятельств может быть ключевым при рассмотрении дел в суде, в частности по делам о взыскании с подрядчика неустойки, а в итоге привести к снижению размера ответственности в связи с наличием обоюдной вины в просрочке (ст. 404 ГК) или вовсе к освобождению его от ответственности (ст. 405 ГК). Протоколы совещаний используют и для оформления предварительных договоренностей сторон на стадии переговоров, которая предшествует заключению договора. Они могут порождать для сторон определенные права и обязательства, если по всем признакам соответствуют понятию «предварительный договор». В силу п. 2 ст. 421 ГК субъекты предпринимательской деятельности могут заключать соглашения о намерениях (меморандум о сотрудничестве, протокол о намерениях, дорожная карта и подобное). Соглашение о намерениях — документ, в котором…

Источник: pravo.ru — pravo.ru/opinion/251546/