Таблица в Excel «бесплатная» — пока не посчитаешь, во что она обходится в месяц

Файл «Клиенты_финал_новый_2.xlsx». Знакомо? Три версии лежат на разных компьютерах, сорок столбцов, и никто не уверен, какая из них настоящая.

Excel бесплатен ровно до того момента, когда вы начинаете считать. Мы не против таблиц, сами начинали с них. Но у них есть цена, которой нет в платёжке. Сейчас посчитаем. Платите вы не за лицензию, а вот за что: Первое измеряется точно. Остальное оценка, но даже грубая оценка неприятна. Условный пример: агентство с четырьмя менеджерами. Каждый получает 20 новых обращений в неделю, всего 80. Цифры придуманы для иллюстрации, подставьте свои. Занести заявку и потом обновлять статусы вручную: условно 4 минуты на обращение. Сто двадцать восемь тысяч в год на то, чтобы переписывать данные из чата в ячейки. Без единой продажи. Это не расходы на продажи. Это расходы на то, чтобы Excel не обиделся. Допустим, из-за таблицы или человеческого фактора 5% обращений остаются без ответа дольше суток: строку не заметили, фильтр сбили, файл открыл другой сотрудник. Вместе с вводом выходит около 992 000 рублей в год, почти миллион. Эта цифра самая спорная, мы не утверждаем, что у вас именно так. Поставьте свой процент потерь: даже при 1% вместо 5% получится сумма, сравнимая с годовой подпиской на хороший сервис. А дубли проверяются руками за пять минут. Отсортируйте таблицу по телефону и посмотрите на одинаковые номера. Обычно их больше, чем ожидаешь. Условный пример: оптовик, в таблице клиент «ИП Смирнов», «Смирнов А.» и «Смирнов (новый)». У каждой записи свой ответственный. В один день клиенту пишут трое, и каждый называет свою цену. Клиент не думает «какая у них слабая таблица». Он думает «они сами не знают, сколько стоят». Дубль в файле стоит не строки, а доверия клиента. Проверить просто: найдите в таблице хотя бы одного клиента с двумя и более записями и посмотрите, кто из менеджеров что ему писал. Когда данные разбросаны по файлам, владелец решает на ощущениях: «кажется, с рекламы идёт меньше», «вроде менеджер просел». Любое такое решение стоит денег. Можно урезать канал, который работает, и продолжать платить за тот, который никого не приводит. Тест на десять минут: скажите, сколько заявок пришло в прошлом месяце из каждого источника и сколько из них оплатили. Если ответ занимает полдня и три файла, таблица обходится дороже, чем кажется. Мы обещали честность. Таблица справляется, если: Если это про вас, не усложняйте. Деньги лучше потратить на рекламу. А вот признаки, что вы уже платите скрытую цену: Хватит двух-трёх пунктов, чтобы потери стали заметны. Откуда приходят клиенты, лучше записывать с первого контакта: https://mestra.chat/ru/blog/istochnik-klienta Не из-за денег, а из-за усталости. «Переносить долго». «Команда не будет вести». «Система сложная». Часть страхов справедлива: перенос занимает время, а система с сорока обязательными полями будет саботироваться. Поэтому начинайте с минимума: клиент, переписка, ответственный, следующая задача. Остальное добавится по необходимости. Не обязательно резать по живому. Две недели ведите новые обращения в системе, а старую таблицу оставьте как архив. Так команда привыкает без стресса, а вы видите, сколько времени реально уходит на каждую операцию. Лучший переход тот, который никто не заметил. В Mestra переписка из мессенджеров попадает в карточку клиента сама, поэтому вручную переносить в таблицу нечего. Система находит…

Источник: vc.ru — vc.ru/services/3234498-skrytye-raskhody-ispolzovaniya-excel